| | |

Dataskyddspolicy

 

Fastställd av styrelsen 21.11.2023

Information till registrerade i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679) art. 13-14.

 

  1. Personuppgiftsansvarig

Stina Krooks Stiftelse sr
FO-nummer: 1480853-7
E-post info@stinakrook.fi

 

  1. Ändamålen med behandlingen av personuppgifter

Stina Krooks Stiftelses stöder och främjar bild- och scenkonst genom att årligen dela ut stipendier och pris, med särskilt beaktande av den svenskspråkiga befolkningen i Finland. Stiftelsen tar inte emot ansökningar, utan styrelsen baserar sina beslut på förslag av sakkunniga.

Stiftelsen behandlar uppgifter om stipendiater för att möjliga utdelning av stipendier och pris och uppgifter om personer som inbjuds och deltar vid stiftelsens stipendieutdelningar och andra evenemang för att möjliggöra de praktiska arrangemangen kring evenemangen.

 

  1. Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter baserar sig på berättigat intresse, som uppstår genom stipendiatens eller den inbjudna/evenemangsdeltagarens relation till stiftelsen.  För vissa personuppgifter, såsom uppgifter nödvändiga för bokföring och myndighetsrapportering, är behandlingsgrunden rättslig förpliktelse.

 

  1. Kategorier av personuppgifter och uppgifternas lagringstid

För stipendiater behandlas namn, kontaktuppgifter, sakkunnigas stipendiemotivering, beviljad summa, uppgifter för utbetalning av stipendium eller pris samt stipendiatens rapport över användning av beviljat stipendium eller pris. Uppgifterna lagras i fem år från utgången av det år stipendiet eller priset beviljades, om längre lagringstid inte förutsätts enligt lagstiftning. Stipendiatens namn, stipendiemotivering, beviljad summa samt stipendiatens rapport sparas dock varaktigt för historik- och arkivsyften.

För inbjudna till och deltagare vid evenemang behandlas namn, titel, organisation som personen representerar, kontaktuppgifter, uppgifter om deltagande vid evenemang samt fotografier från evenemang. Uppgifterna lagras i fem år från utgången av det år evenemanget ordnades. Fotografier från evenemang kan dock sparas varaktigt för historik- och arkivsyften.

 

  1. Uppgiftskällor

För stipendiater fås stipendiatmotiveringar av stiftelsens sakkunniga. Kontaktuppgifter fås från allmänt tillgängliga källor och uppgifter för utbetalning av stipendier och pris samt rapporter från stipendiater fås av stipendiaterna.

För inbjudna till och deltagare vid evenemang fås uppgifter om titel och organisation samt kontaktuppgifter från allmänt tillgängliga källor. Uppgifter om deltagande vid evenemang fås av den inbjudna/deltagaren.

 

  1. Mottagare av personuppgifter

Stipendiaters namn, stipendiemotiveringar samt fotografier från evenemang kan publiceras i stiftelsens externa kommunikationskanaler.

Uppgifter kan utlämnas till myndigheter med stöd av lag, förordning eller myndighetsbeslut. Uppgifter kan också utlämnas till forskning.

 

  1. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES

Personuppgifter överförs inte utanför EU och EES.

 

  1. Principer för skyddet av personuppgifter

Material i elektronisk form förvaras i IT-system och på datorer som är skyddade från obehörigt bruk med bl.a. brandmurar och lösenord. Rättigheterna är begränsade så att användarna har tillgång till registrens uppgifter i den omfattning som handhavandet av uppgifter inom stiftelsen kräver.

Material i pappersform förvaras i låsta utrymmen med begränsad tillgång.

 

  1. Automatiserat beslutsfattande

Automatiserade beslut fattas inte och profilering görs inte utifrån personuppgifter i registret.

 

  1. Den registrerades rättigheter

Den person vars personuppgifter stiftelsen behandlar, har rätt att

 

Den registrerade har rätt att inge klagomål till Dataombudsmannens byrå.

 

För utövande av rättigheter och vid övriga frågor om behandlingen av personuppgifter, vänligen kontakta info@stinakrook.fi.