Tietosuojaseloste

Hallituksen vahvistama 21.11.2023

Tietoa rekisteröidyille EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) (2016/679) artiklojen 13–14 mukaisesti.

 

1. Rekisterinpitäjä

Stina Krookin säätiö sr
Y-tunnus: 1480853-7
Sähköposti: info@stinakrook.fi

 

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Stina Krookin säätiö tukee ja edistää kuvataiteita ja esittävää taidetta jakamalla vuosittain stipendejä ja palkintoja, erityisesti huomioiden Suomen ruotsinkielisen väestön. Säätiö ei vastaanota hakemuksia, vaan hallitus tekee päätöksensä asiantuntijoiden ehdotusten perusteella.

 

Säätiö käsittelee stipendinsaajien henkilötietoja stipendien ja palkintojen jakamisen mahdollistamiseksi sekä kutsuttujen vieraiden ja osallistujien henkilötietoja säätiön stipendienjakotilaisuuksien ja muiden tapahtumien käytännön järjestelyjen toteuttamiseksi.

 

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu säätiön oikeutettuun etuun, joka syntyy stipendinsaajan tai kutsutun vieraan/osallistujan ja säätiön välisestä suhteesta.

 

Tietyissä henkilötietoryhmissä, kuten kirjanpitoa ja viranomaisraportointia koskevissa tiedoissa, käsittelyperusteena on lakisääteinen velvoite.

 

4. Henkilötietoryhmät ja säilytysajat

Stipendinsaajien osalta käsitellään seuraavia tietoja:

• Nimi
• Yhteystiedot
• Asiantuntijoiden perustelut stipendin myöntämiselle
• Myönnetty summa
• Stipendin tai palkinnon maksutiedot
• Stipendinsaajan raportti stipendin tai palkinnon käytöstä

 

Henkilötietoja säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona stipendi tai palkinto on myönnetty, ellei pidempi säilytysaika ole lain mukaan tarpeen. Kuitenkin stipendinsaajan nimi, stipendin myöntämisen perustelut, myönnetty summa ja stipendiaatin raportti säilytetään pysyvästi historiallisia ja arkistotarkoituksia varten.

 

Kutsuttujen vieraiden ja tapahtumaosallistujien osalta käsitellään seuraavia tietoja:

• Nimi
• Arvonimi tai titteli
• Edustettu organisaatio
• Yhteystiedot
• Osallistumistiedot
• Valokuvat tapahtumista

 

Henkilötietoja säilytetään viisi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona tapahtuma järjestettiin. Tapahtumista otettuja valokuvia voidaan kuitenkin säilyttää pysyvästi historiallisia ja arkistotarkoituksia varten.

 

5. Henkilötietojen lähteet

Stipendinsaajien osalta asiantuntijoiden perustelut saadaan säätiön asiantuntijoilta. Yhteystiedot kerätään yleisesti saatavilla olevista lähteistä, ja maksutiedot sekä raportit stipendin käytöstä saadaan stipendinsaajilta itseltään.

 

Kutsuttujen vieraiden ja tapahtumaosallistujien osalta arvonimi, organisaatio ja yhteystiedot saadaan yleisesti saatavilla olevista lähteistä. Osallistumistiedot kerätään kutsutulta tai osallistujalta.

 

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Stipendinsaajan nimi, stipendin myöntämisen perustelut sekä tapahtumista otetut valokuvat voidaan julkaista säätiön ulkoisissa viestintäkanavissa.

 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain, asetuksen tai viranomaispäätöksen perusteella. Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa tutkimustarkoituksiin.

 

7. Henkilötietojen siirto EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.

 

8. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

• Sähköinen aineisto: Tallennetaan IT-järjestelmiin ja tietokoneille, jotka on suojattu palomuureilla, salasanoilla ja käyttöoikeuksien hallinnalla. Käyttöoikeudet on rajoitettu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä hoitamiseen säätiössä.
• Paperimuotoinen aineisto: Säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu.

 

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

 

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• Saada vahvistus siitä, käsitteleekö säätiö hänen henkilötietojaan, sekä tietoa käsittelyn luonteesta ja kopio henkilötiedoistaan.
• Pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua.
• Pyytää tietojensa poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”), jos henkilötiedot eivät ole enää tarpeen siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin.
• Pyytää käsittelyn rajoittamista, jos hän kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, kunnes tiedot on tarkistettu.
• Vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaisista syistä, jotka liittyvät hänen erityiseen tilanteeseensa.

 

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon.

 

Oikeuksien käyttämiseksi tai muissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä, ole yhteydessä osoitteeseen info@stinakrook.fi.